Cómo mantenerse organizado en el trabajo

Algunas personas nunca tuvieron que aprender a organizarse en el trabajo, simplemente parece que es algo natural, pero para otras es una habilidad que debe perfeccionarse y mantenerse afilada, no solo a nivel personal sino también a nivel organizacional.

Y definitivamente vale la pena aprender a organizarse en el trabajo. Las personas que se organizan tienen menos probabilidades de no cumplir con los plazos, rara vez se sienten estresadas y, por lo general, tienen un mejor desempeño en su trabajo diario. Y las organizaciones que, en conjunto, están más organizadas suelen tener un mejor desempeño.

5 consejos sobre cómo mantenerse organizado en el trabajo

A nivel personal, estar organizado significa que sabes qué hay en tu lista de tareas, en qué orden aparecerán tus fechas límite, sabes dónde encontrar las herramientas y la información para hacer tu trabajo y sabes cómo aprovechar al máximo tu tiempo.

Si quieres aprender a organizarte en el trabajo con varios proyectos, tenemos 5 consejos para ti.

1. Realice un seguimiento de sus tareas en un solo lugar

Cuanta más capacidad cerebral necesites para realizar un seguimiento mental de las tareas, menor será la capacidad que tendrás para otras cosas, como completar esas tareas. Por lo tanto, el mejor consejo que podemos darte es que hagas mejores listas de tareas pendientes.

Incluso si quieres aprender a organizarte en el trabajo con varios proyectos y a colaborar con varios equipos, reúne todas tus tareas pendientes en una sola herramienta de administración de tareas es una de las mejores maneras de empezar a organizarse en el trabajo.

2. Aprenda a administrar su tiempo

Hay muchas maneras diferentes de administrar tu tiempo cuando quieres aprender a mantenerte organizado en el trabajo. Y descubrir cuál es la mejor manera para ti puede requerir un poco de prueba y error.

Entre las diferentes técnicas que puedes probar se encuentran:

• Bloqueo de tiempo: Es cuando programas todo, desde reuniones, tareas, pausas para comer y momentos de tranquilidad en tu calendario. De esa manera, sabrá exactamente lo que está haciendo en cualquier momento.
• Boxeo de tiempo: Es decir, cuando estableces un marco de tiempo para cada una de tus tareas y luego trabajas para terminar la tarea dentro del período de tiempo determinado. Esto garantiza que no dediques más tiempo del necesario a una tarea.
• Come la rana: Como escribió Mark Twain: «Si tu trabajo es comerte una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana». En la gestión del tiempo, esto significa que ordenas tus tareas de la menos placentera a la más agradable, en un esfuerzo por completar las tareas más rápido. Esta técnica se utiliza con frecuencia en las ventas, donde en tareas como las llamadas en frío se consideran la rana que hay que comérsela. Tenga en cuenta que este enfoque no es viable para todos y muchas personas con TDAH informan que no pueden «comerse la rana».
• Dopaminación: Para aquellos que no pueden comerse la proverbial rana, la dopamina puede ser una solución, ya que ambos son enfoques contrastantes de la productividad y la motivación. Mientras que «comerte la rana» te permitirá abordar primero las tareas más difíciles, largas y menos agradables, la dopamina se centra en engañar al sistema de recompensas del cerebro completando muchas tareas pequeñas y sencillas en rápida sucesión para acumular dopamina y prepararte para afrontar las tareas más importantes.
• La técnica Pomodoro: Que es cuando divides tu día en bloques de 30 minutos. Los primeros 25 minutos de cada bloque se utilizan para centrarse únicamente en la tarea que has seleccionado para el bloque, y los últimos cinco se utilizan como descanso y para preparar la siguiente tarea.

3. Aprende a practicar Inbox Zero

Si bien la bandeja de entrada cero puede parecer que necesitas vaciar completamente tu bandeja de entrada, el nombre «bandeja de entrada cero» es en realidad un poco engañoso, ya que se trata más de organizar tu bandeja de entrada de correo electrónico y reducir el desorden que de tener cero correos electrónicos en tu bandeja de entrada.

Si quieres practicar la bandeja de entrada cero, lo mejor es programar un tiempo semanal o diario para gestionar los correos electrónicos entrantes, revisar tu bandeja de entrada y organizar y priorizar las tareas que provienen de esos correos electrónicos. Si utilizas un software de administración de tareas para priorizar sus tareas, puede conectar los dos procesos.

4. Concéntrese en lo que es importante y aprenda a delegar tareas

Una de las cosas más importantes cuando se trata de mantenerse organizado en el trabajo es saber en qué concentrarse.

Cuando comienzas a desarrollar tus habilidades organizativas, siempre existe el peligro de caer en el «síndrome de la lista», que es cuando agregas todo a tu lista de tareas pendientes y consideras que todo lo que está en la lista es importante. Y como tienes listas tras listas de tareas, sentirás que estás muy organizado.

Pero aprender a organizarse en el trabajo también incluye dedicar tiempo a las cosas que importan.

Un buen ejemplo de cómo poner tareas en tu lista de tareas pendientes no es lo mismo que organizarte es el de la directora ejecutiva de una empresa emergente, que limpia los pisos de las oficinas y cambia las bombillas ella misma, porque es más barato.

Es posible que esa directora ejecutiva pueda incluir esas tareas en su calendario, pero también significa que está pagando un salario similar al de la directora ejecutiva a la persona que cambia las bombillas y limpia los pisos y, lo que es peor, está desperdiciando tiempo gestionando el mantenimiento en lugar de impulsar el negocio.

Una forma sencilla de organizar tus tareas y averiguar qué tareas delegar y cuáles gestionar tú mismo es utilizar el Eisenhower. Aquí es donde se ordenan las tareas en un gráfico en el que un eje define el nivel de importancia y el otro define el nivel de urgencia.

Las tareas que son importantes y urgentes deben llevarse a cabo de inmediato y, muy probablemente, por usted mismo. Las tareas que son importantes, pero no urgentes, deben programarse para más adelante. Las tareas urgentes, pero no importantes (como cambiar una bombilla) deben delegarlas y gestionarlas otra persona. Y, por último, las tareas que no son ni urgentes ni importantes no deberían estar en tu mente desde el principio.

5. Mantenga un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal

Lo que la mayoría de las personas olvidan cuando intentan averiguar cómo mantenerse organizadas en el trabajo es que, si bien puedes implementar todas las estrategias, sistemas y nuevos enfoques que desees, si no tienes tiempo para relajarte, no podrás mantenerte organizado por mucho tiempo.

Necesitas descansar, relajarte y necesitas tiempo para volver a concentrarte.

Por lo tanto, lo más importante que debes hacer, si quieres mantenerte organizado en el trabajo, es asegurarte de tener tiempo para recuperarte. Ya sea que lo llames un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, tu tiempo de pasatiempo o el hecho de perder el tiempo en el sofá, lo necesitas.