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La entrega rápida y eficiente no debería afectar negativamente a la calidad. Parece obvio, pero aún hay una metodología completa desarrollada para garantizar que así sea. Pero, ¿qué es un flujo de trabajo ágil y cuáles son los beneficios?
Los flujos de trabajo ágiles no son en absoluto un concepto nuevo y, dado que las formas ágiles de trabajar se especificaron en el Manifiesto Ágil, ha demostrado ser una metodología de proyecto muy eficaz cuando se trata de mejorar la productividad, ofrecer valor más rápido y adaptarse a los requisitos cambiantes.
Si trabajas en el desarrollo de software, es muy probable que ya estés familiarizado con los principios ágiles, sus componentes y la forma en que normalmente se implementan los flujos de trabajo ágiles de gestión de proyectos.
La definición inicial de un flujo de trabajo ágil no es muy diferente de la definición de un flujo de trabajo tradicional. Un flujo de trabajo ágil consiste en una serie de pasos que impulsan a los equipos a superar ciclos de proyectos iterativos, que a menudo se dividen en planificación, ejecución y entrega.
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La diferencia importante entre un flujo de trabajo ágil y un flujo de trabajo tradicional son los ciclos iterativos de los proyectos. Mientras que los flujos de trabajo tradicionales son una secuencia rígida de pasos para hacer avanzar un proyecto de principio a fin, los flujos de trabajo ágiles hacen hincapié en la flexibilidad y la mejora continua, lo que permite a los equipos adaptarse a los cambios dentro del alcance de su proyecto.
Además de la planificación, la ejecución y la entrega, los flujos de trabajo ágiles suelen incluir etapas como el refinamiento de los trabajos pendientes, la planificación de sprints, las sesiones de preparación diarias, las sesiones de revisión y las retrospectivas.
Por este motivo, los equipos de software suelen utilizar flujos de trabajo ágiles porque les permiten lanzar nuevas funciones de forma gradual, recopilar comentarios y refinar su flujo de trabajo con cada iteración.
Si bien el efecto de implementar un flujo de trabajo ágil en su organización variará según los desafíos que tenga, el tipo de trabajo que realice y el tipo de flujo de trabajo con el que esté operando actualmente.
Sin embargo, los flujos de trabajo ágiles de gestión de proyectos ofrecen una serie de beneficios, como:
A través de revisiones, ponencias y sesiones de revisión, los procesos de flujo de trabajo ágiles promueven la colaboración, la transparencia y la concentración. Por lo general, esto se traduce en un aumento de la productividad, ya que todos saben en qué están trabajando los demás miembros del equipo y cuándo terminan las partes de un proyecto, y ayuda a aumentar la calidad porque dos cabezas son mejores que una.
Si se hace bien, la gestión ágil de proyectos crea una cultura de empoderamiento y propiedad a través de la colaboración. Básicamente, deberías tener una fuerza laboral más autónoma y comprometida, a medida que los miembros del equipo se acerquen más al proceso de toma de decisiones.
Como ágiles, los flujos de trabajo de gestión de proyectos permiten a las organizaciones reaccionar más rápido cuando se trata de los comentarios de los clientes y los requisitos cambiantes. A medida que aumenta la velocidad de entrega, suelen aumentar la satisfacción y la lealtad de los clientes.
La implementación de flujos de trabajo ágiles requiere planificación, compromiso y voluntad de adaptación. Pero lo más importante es que requiere la aceptación de los equipos que deben seguir la metodología ágil.
Por lo tanto, antes de empezar a seguir los pasos que se indican a continuación, debe evaluar los flujos de trabajo existentes y determinar cuáles son sus puntos débiles y decidir si sus equipos están preparados para adoptar prácticas ágiles.
El primer paso para implementar flujos de trabajo ágiles siempre debe ser proporcionar capacitación y recursos que ayuden a familiarizar al equipo con los principios y herramientas comunes para un trabajo ágil.
De acuerdo con el principio ágil de autoorganización, la aclaración de las funciones, expectativas y responsabilidades debe hacerse en colaboración con los miembros individuales del equipo. Esto ayuda a facilitar la transición y eliminar la resistencia a la adopción de una nueva metodología.
Las diferentes metodologías ágiles (Scrum, Kanban, Lean, etc.) se adaptan a diferentes proyectos y dinámicas de equipo. Por lo tanto, debe elegir las metodologías en función de su situación específica.
Cualquier herramienta digital necesaria para respaldar las prácticas ágiles, como software de gestión de proyectos, colaboración y herramientas de aprobación deben implementarse antes de iniciar la transición a un trabajo ágil.
Su primera incursión en las prácticas de trabajo ágiles debe gestionarse como un proyecto ágil en sí mismo. No lances un cambio total en las políticas de flujo de trabajo de una sola vez. Lánzala cuanto antes, recibe comentarios, adapta, reitera y perfecciona antes de ampliarla a toda la organización.
En aras de la mejora continua, nunca debes esperar que las revisiones, los comentarios y los cambios se detengan. Dado que las funciones y responsabilidades se establecieron una vez, deberías revisar las decisiones con regularidad y asegurarte de que siguen funcionando.
Los flujos de trabajo ágiles se basan en 12 principios que conforman las metodologías ágiles, todos los cuales se describen en el Manifiesto ágil, que ha servido de base para las prácticas de desarrollo ágiles.
Si bien la mejor elección de metodología ágil (Scrum, Kanban, Lean, etc.) dependerá de los requisitos del proyecto, la dinámica del equipo y la cultura organizacional, y cada una afectará a la estructura del flujo de trabajo de manera diferente, hemos creado un esquema de un flujo de trabajo ágil para inspirarnos.
La primera fase debe describir los objetivos, los entregables y cualquier limitación del proyecto. Es importante incluir a los miembros del equipo, las partes interesadas y los patrocinadores en este paso, a fin de comprender las expectativas del proyecto y garantizar que los objetivos del proyecto y los objetivos empresariales estén alineados.
En la segunda fase, el proyecto se divide en tareas gestionables y está vinculado a hitos alcanzables. Es importante equilibrar los deseos de entrega rápida con los recursos disponibles para el proyecto a fin de evitar errores y la necesidad de reelaborar los resultados.
En este paso, las tareas y responsabilidades se asignan a los miembros del equipo. Usa un sistema de gestión de proyectos y tareas para garantizar que el cronograma del proyecto coincida con la disponibilidad de los miembros del equipo dentro del período del proyecto.
Crea un cronograma con plazos claros y dependencias mapeadas. Esto le permite destacar tanto los conflictos conocidos como los retrasos previstos, lo que ayuda a evitar cuellos de botella y retrasos.
Para asegurarse de que ha creado un flujo de trabajo ágil y eficiente, es necesario que supervise el progreso, identifique los problemas y realice ajustes mientras el proyecto se ejecuta para asegurarse de que todos los entregables van por buen camino.
Todas las medidas que puedan apoyar los esfuerzos de los miembros de su equipo deben incluirse aquí, y cualquier mejora que se identifique debe implementarse antes de la reiteración.
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