Cómo gestionar un proyecto con éxito

Cuando buscas una respuesta sobre cómo gestionar un proyecto, lo que realmente buscas es un marco de proyecto que pueda servir de guía durante todo el ciclo de vida del proyecto, que es la serie de etapas por las que pasa tu proyecto de principio a fin.

Por lo tanto, una de las claves más importantes para una gestión de proyectos exitosa es tener una buena comprensión del ciclo de vida del proyecto. Debes saber qué ocurre en cada fase del ciclo de vida del proyecto, cómo interactúan las diferentes fases entre sí y cuál es tu función como director de proyectos en cada fase.

Cómo gestionar un proyecto con las 5 fases básicas de la gestión de proyectos

Si bien hay algunas variantes del marco del ciclo de vida del proyecto, la mayoría de ellas cubren las mismas cinco fases básicas:

1. Iniciación: Este es el paso en el que se definen el alcance, el costo, la viabilidad, los objetivos, el cronograma y se define qué aspecto tiene el éxito.
2. Planificación: En este paso, se crea un plan de proyecto y se detalla un plan de acción que incluye las tareas específicas necesarias para completar el proyecto.
3. Ejecución: Aquí es donde se trabaja para crear los entregables del proyecto.
4. Supervisión y control: En este paso, supervisas el progreso y el rendimiento de tu equipo y proyecto, identificas las desviaciones en el plan del proyecto y realizas cambios para que tu proyecto llegue a la meta.
5. Finalización: En la etapa final del proyecto, usted paga a los proveedores, realiza revisiones posteriores al proyecto y documenta las áreas que necesitan mejoras para la próxima vez.

Cuando tienes una comprensión clara de las diferentes fases, la cuestión de cómo gestionar un proyecto con éxito se vuelve mucho más fácil.

Fase 1: Inicio del proyecto

Cuando Aristóteles introdujo por primera vez el aforismo «bien empezado es la mitad» en Política, en realidad no estaba escribiendo sobre cómo gestionar un proyecto con éxito, pero eso no cambia el hecho de que el refrán se ajusta perfectamente a la gestión de proyectos.

Esto se debe a que mucho depende del éxito del primer paso en lo que respecta a la gestión de proyectos.

La fase inicial de la gestión de proyectos incluye la creación de un caso de negocio, la definición del alcance del proyecto, la estimación del cronograma, la revisión de los recursos disponibles, la elaboración de una lista de partes interesadas y la definición del presupuesto y las herramientas necesarias para completar el proyecto.

Aspectos que debe tener en cuenta en la fase de iniciación:

• ¿Cómo medirás los KPI durante el proyecto?
• Quién participará en la aprobación de las entregas
• Qué herramientas de gestión de proyectos las necesidades de tu equipo.

Fase 2: Planificación del proyecto

Aunque suene a broma sobre la gestión de proyectos, es posible que el compositor y director Leonard Bernstein haya dado en el clavo cuando dijo: «Para lograr grandes cosas, se necesitan dos cosas: un plan y no el tiempo suficiente».

Y si bien hay una garantía de casi el 100% de que tendrás que ajustar tus planes cuando hablemos de la gestión de proyectos, tener un plan claro con detalles específicos hace que sea mucho más fácil hacer ajustes en caso de que las cosas salgan mal, si quieres asegurarte de cumplir con la fecha límite.

La fase de planificación en la gestión de proyectos incluye la creación del plan del proyecto con detalles específicos, los pasos divididos en tareas procesables, una descripción general de los hitos para que pueda supervisar el progreso y los procesos documentados.

Aspectos que debe tener en cuenta en la fase de planificación:

• Cuánto tiempo tiene cada miembro del equipo para trabajar en el proyecto
• Cómo influye cada tarea en el proyecto en su conjunto
• Cómo asignarás las tareas a los miembros del equipo
• Cómo gestionará la aprobación de las partes interesadas externas.

Fase 3: Ejecución

Según el ex director ejecutivo de Walmart, Mike Duke, incluso la mejor estrategia es inútil si no se cuenta con las personas para ejecutarla.

Por lo tanto, si bien la mayoría de las guías sobre gestión de proyectos se centran en cómo iniciar un proyecto para lograr el éxito, tu trabajo como director de proyectos no será fácil ni sencillo cuando llegues a la ejecución.

Durante la fase de ejecución, asignarás recursos, crearás los procesos para que los equipos de producción los sigan y te reunirás con los equipos para solucionar los problemas a medida que surjan.

Fase 4: Supervisión y control

Si bien a menudo se menciona como una fase separada en el ciclo de vida de la gestión de proyectos, la supervisión y el control a menudo se superponen con la fase de ejecución de una manera que puede hacer que las dos parezcan una sola fase.

Sin embargo, la supervisión y el control consisten en rastrear el esfuerzo y la distribución de los costos, monitorear el progreso del proyecto entre las reuniones con los equipos de producción, garantizar que todos sigan el plan establecido y prevenir cualquier posible interrupción (preferiblemente antes de que surja).

Aspectos que debe tener en cuenta en la fase de supervisión y control:

• Si los equipos de producción tienen las herramientas que necesitan para tener éxito
• Si surgen cuellos de botella durante la producción, es necesario eliminarlos.

Fase 5: Finalización

Para los empleados que participan en la creación de los entregables del proyecto, rara vez se menciona la fase de cierre, pero como gerente de proyecto, la fase de cierre es crucial para el éxito de sus proyectos futuros, tanto a nivel personal como empresarial.

Durante la fase de finalización de un proyecto, gestionará las revisiones, la aprobación y la entrega de los entregables, obtendrá la aprobación de los resultados por parte de los superiores o los clientes y documentará los aprendizajes que se pueden utilizar para optimizar sus procesos en el futuro.