Cómo ser un mejor gestor de proyectos

Los directores de proyectos son como la pizza. Incluso los malos gerentes de proyectos son mejores que no tener ningún gerente de proyecto. Dejando las bromas a un lado, si estás intentando descubrir cómo ser un mejor gestor de proyectos, lo primero que tienes que entender es que, aunque decir «mejor» es algo subjetivo, hay una enorme diferencia entre los que están en la mitad del grupo y los que están más arriba.

Dicho esto, no hay nada malo en agachar la cabeza y centrarse en entregar el mejor proyecto posible cada vez. Si cumples plazos de forma constante y ofreces calidad, entonces ya eres un gran gestor de proyectos. Pero los mejores gestores de proyectos no solo se centran en los proyectos en sí mismos, sino que también inspiran a sus equipos y crean una cultura que garantiza que todos prosperen.

En este artículo, repasaremos las habilidades más importantes que cualquier gerente de proyecto debe dominar y le enseñaremos cómo convertirse en un mejor gerente de proyectos.

10 habilidades importantes de gestión de proyectos que debes dominar

Todos hemos leído las publicaciones, blogs y libros de texto de LinkedIn que intentan enseñarte cómo convertirte en un mejor gerente de proyectos. La mayoría de ellos te dicen que lo más importante es seguir las 5 C de la gestión de proyectos, lo que significa que debes concentrarte en Ccomplejidad, Ccriticidad, Ccumplimiento, Ccultura y Ccompasión.

A veces son las 5 W de la gestión de proyectos las que te indican que tienes que responder Whola, Wsombrero, Wgallina, Waquí, y WPor qué.

Cuanto más irónico sea, los recursos te dirán que todo lo que necesitas hacer para convertirte en un mejor director de proyectos es seguir las 7 P, que son adoptadas por el ejército británico. Las 7 P hacen referencia al adagio «Pcuerda PPlaneación y Preparación Peventos Pbeso Ppobre PRendimiento».

La similitud entre todos estos útiles consejos (aparte del evidente amor por la aliteración) es que son extremadamente genéricos y no son tan útiles más allá de decirte que debes estar preparado y recordar definir los alcances de tu proyecto. Evidentemente.

Entonces, para ayudar a descubrir cómo convertirnos en mejores gerentes de proyectos, decidimos hacer la pregunta a cientos de gerentes de proyectos en Internet. Cuáles son las habilidades que mejor ayudan a diferenciar a un director de proyectos.

Esta es una lista compilada de todas las respuestas que encontramos y las habilidades que consideraron más importantes dominar.

1. Responsabilidad: Tienes que hacerte cargo de lo que dices y luego hacerlo. Y si algo sale mal, tienes que hacerte responsable, informar a las personas afectadas por ello y explicarles cómo evitarás que suceda la próxima vez.
2. Adaptabilidad: debe aprender a responder a los cambios y a tomar buenas decisiones bajo presión.
3. Comunicación: debes ser claro tanto en persona como por escrito, y es una buena idea practicar hablar en público.
4. Liderazgo colaborativo: debe aprender no solo a liderar, sino también a liderar con los demás. La toma de decisiones es un esfuerzo de equipo, especialmente cuando se trata de grandes proyectos.
5. Disciplina: Tu propia disciplina y capacidad para cumplir con los plazos son una cosa, pero también debes aprender a imponer disciplina a los miembros del equipo mediante una planificación y rutinas sistemáticas.
6. Empatía: Ser capaz de percibir cómo se sienten los miembros de tu equipo y las partes interesadas al ponerte en su situación definitivamente te ayudará a ser un mejor director de proyectos.
7. Creación de relaciones: la capacidad de profundizar las relaciones que establezca ayudará a generar confianza, no solo con sus equipos, sino también con los expertos en la materia de toda la organización.
8. Fomento de la cultura: la capacidad de crear un entorno agradable para los miembros del equipo ayudará a reducir el agotamiento y a garantizar que los miembros del equipo rindan al máximo de sus capacidades.
9. La capacidad de hacer las cosas: si bien esto suena simple, muchos proyectos giran en torno a reuniones, alineaciones y actualizaciones de estado sin llegar a ninguna parte. Y cuando eso sucede, los directores de proyectos que pueden asegurarse de que las cosas se hagan se convierten en superhéroes.
10. Escuchar: saber cuándo escuchar es una de las habilidades más importantes para cualquier gerente de proyecto.

5 consejos sobre cómo convertirse en un mejor gerente de proyectos

Más allá de las habilidades específicas que necesita dominar para convertirse en un mejor gerente de proyectos, ser un buen gerente de proyectos también implica adoptar diferentes prácticas que ayudarán a mejorar su gestión de proyectos juego.

Estos son cinco consejos prácticos que le ayudarán a sobresalir en su puesto:

1. La comunicación es más que palabras

Podríamos decir algo como «la comunicación eficaz es la base de una gestión de proyectos exitosa», pero eso sería, honestamente, afirmar lo obvio.

Y realmente no te ayudaría más allá de saber que la comunicación es importante.

Por lo tanto, en lugar de una declaración general que diga que «la comunicación es clave», analicemos lo que queremos decir cuando decimos comunicación. Porque esta es probablemente una de las cosas en las que la mayoría de las personas (incluidos los directores de proyectos) se equivocan.

La comunicación no es solo asegurarse de que te escuchen o ser claro en lo que dices, aunque esto es una gran parte de ello.

Para mejorar tus habilidades de comunicación como gerente de proyectos, necesitas:

• Aprenda a escuchar activamente: Asegúrese de escuchar las opiniones de los demás y de que digan todo lo que tienen que decir. Si se interrumpen o se abstienen de exponer ciertos puntos, es posible que te falte información valiosa a la hora de tomar decisiones.
• Aprenda a adaptar los mensajes y el nivel de detalle a las necesidades del destinatario: Una parte interesada de alto nivel no necesita saber cómo se está completando el proyecto en términos técnicos, pero una parte interesada de un equipo vecino sí podría saberlo.
• Aprenda a ser coherente y transparente: Comunicarse bien también incluye ser coherente en cuanto a cuándo y cuánto se comunica, tanto cuando se trata de reuniones de pie como de presentación de informes.
• Aprenda a dar respuestas breves rápidamente: Si se tarda demasiado en responder a las consultas de los miembros del equipo y las partes interesadas, o si tus respuestas incluyen más información de la necesaria.

Además de crear un entorno en el que sus equipos puedan crecer y mejorar, la velocidad es probablemente la parte más importante de la comunicación. Cada notificación por correo electrónico o de Slack lleva tiempo, pero si no respondes, puedes crear un cuello de botella o un malentendido.

2. No hay línea de meta si no te fijas metas

Como gerente de proyectos, establecer objetivos claros y bien definidos es una parte esencial del trabajo.

Para la mayoría de los gerentes de proyectos, asegurarse de que los objetivos del proyecto estén escritos como objetivos SMART ayudará a lograrlo. Los objetivos SMART son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada.

Además de definir los objetivos en sí mismos, también es una buena idea dividir los objetivos más grandes en hitos y comunicarlos al equipo a medida que avanzas.

3. La mejor herramienta a tu disposición es tu equipo

El éxito de un proyecto siempre depende del desempeño del equipo.

Para, de manera efectiva administrar un equipo necesita delegar tareas, proporcionar los recursos y el apoyo necesarios, fomentar un entorno de trabajo colaborativo y positivo y reconocer los logros a lo largo del camino.

Aprender a identificar las diferentes fortalezas y debilidades de tu equipo te permitirá asignar tareas para lograr una eficiencia óptima, proporcionar comentarios constructivos permitirá que los miembros individuales del equipo crezcan y resolver los conflictos de manera proactiva garantizará un funcionamiento fluido.

4. Algo siempre va a salir mal, y tienes que lidiar con eso

Como aprendió Evander Holyfield en 1997, todos tienen un plan hasta que Mike Tyson los muerda. Y esto es tan cierto para las empresas como para los boxeadores.

Dejando de lado las bromas, si podemos darte una garantía como gerente de proyecto, es que algo eventualmente saldrá mal. Puede ser un problema grande o pequeño, pero no hay forma de evitarlo.

Por eso, debes ser proactivo en la forma en que gestionas los riesgos, de modo que evites una situación en la que un pequeño problema acabe dejándote boquiabierto.

La gestión proactiva de riesgos incluye:

• Hacer una lluvia de ideas sobre todos los posibles riesgos relacionados con el proyecto,
• Evaluar la probabilidad y el impacto de cada riesgo,
• y desarrollar planes de contingencia.

Durante el transcurso de un proyecto, debe revisar y actualizar periódicamente su registro de riesgos y comunicar los posibles riesgos y las estrategias de mitigación a todas las partes interesadas del proyecto.

5. Siempre hay margen de mejora

No importa lo bueno que seas, siempre puedes mejorar y el panorama de la gestión de proyectos está en constante evolución. Por lo tanto, si quieres ser un gestor de proyectos realmente eficaz, debes comprometerte a aprender cosas nuevas y a mejorar tus habilidades a lo largo de toda tu carrera.

Esto significa que debe solicitar comentarios, reflexionar sobre los éxitos y los fracasos de proyectos anteriores, mantenerse actualizado sobre las mejores prácticas y metodologías de la industria y estar dispuesto a cambiar su enfoque.