Cómo estructurar tu negocio de medios minoristas sin el caos de las hojas de cálculo

Si bien cosas como la producción de contenido, los cronogramas de publicación y el almacenamiento de datos reciben mucha atención cuando se trata de medios minoristas. Y eso se debe a que no es tan interesante. Lo que se descuida son aspectos como la gestión de la capacidad, los flujos de trabajo y las «reservas de inventario» (las ubicaciones de anuncios que compran las marcas y los proveedores).

Pero si descuidas el «backend» de tu negocio minorista de medios, te estás preparando para el fracaso.

Si ya se ha sumergido en el negocio de los medios minoristas, es posible que ya esté viendo algunos de estos problemas en sus cabezas. Lo más probable es que se trate de una hoja de cálculo que compita con la que utilizan las finanzas para sus informes anuales.

De hecho, es muy probable que tengas más de una hoja de cálculo con información relacionada con los medios minoristas. Además, es muy probable que necesites actualizarlas todas cada vez que una marca o un proveedor reserve una ubicación publicitaria.

El enfoque de hojas de cálculo puede funcionar durante los inicios de un negocio de medios minoristas, pero pronto empezará a causar problemas reales: oportunidades perdidas, doble reserva de ubicaciones de anuncios, lo que sea.

Verás, una red de medios minoristas no es una estrategia de marketing ni un nuevo canal que necesites cubrir. Básicamente, se trata de una empresa nueva por derecho propio: una empresa de medios minoristas.

Pero el desafío no es «solo» que los medios minoristas sean una parte completamente nueva de su empresa, sino que esta etapa debe aprender a caminar (y, finalmente, a funcionar) con calma con el resto de su empresa.

Cómo ayudamos a los minoristas a operar como una empresa de medios minoristas

En Encodify ayudamos a algunos de los minoristas más importantes de Escandinavia a gestionar su negocio de medios minoristas proporcionándoles una plataforma en la que pueden gestionar todo, desde la capacidad y los precios hasta las ubicaciones en medios minoristas y las promociones vinculadas a su propio negocio minorista.

Y así es como lo hacemos.

1. Le ayudamos a estructurar sus reservas de inventario

El término «reservas de inventario» hace referencia a la compra o reserva de una ubicación de anuncio específica en tu combinación de marketing. El término abarca los anuncios comprados por las marcas a través de sus ofertas de medios minoristas y los anuncios propios que provienen de los equipos de marketing y categorías. «Inventario» se refiere simplemente a la colocación de los anuncios, que puede incluir cualquier cosa, desde una publicación en las redes sociales, un espacio en tu catálogo o boletín informativo, la exhibición de un producto en una de tus tiendas o un anuncio publicitario en tu sitio web.

Cada vez que una marca quiera reservar una ubicación publicitaria en uno de tus canales, debes asegurarte de que la ubicación en cuestión no esté ya reservada por otras marcas.

Y dado que la mayoría de las empresas de medios minoristas ofrecen cientos de tipos de ubicación diferentes, desde promociones hasta búsquedas de pago y redes sociales hasta eventos en las tiendas y exhibiciones de productos, es una tarea compleja gestionar todo esto y asegurarse de evitar los incómodos errores causados por reservar dos veces lo mismo.

Tanto si hablamos de un banner publicitario comprado por una marca como de una publicación en las redes sociales que promociona una actividad para uno de los equipos de la categoría, necesitas saber qué está pasando y, con Encodify, puedes obtener una visión general completa de todas las reservas de inventario sin importar la fuente.

2. Le ayudamos a alinear las necesidades internas y externas

Una de las cosas que hace que lanzar un red de medios minoristas este desafío es que, básicamente, estás lanzando una pequeña agencia de marketing digital, que es todo un negocio en sí misma, y debes asegurarte de que este nuevo negocio no eclipse tu negocio minorista.

Y si bien los desafíos de «lanzar una agencia» pueden hacer pensar en los procesos creativos relacionados con este esfuerzo, el mayor desafío al que se enfrentan la mayoría de las nuevas empresas de medios minoristas es, una vez más, la estructura. Debes ser transparente tanto en lo que respecta a las reservas como a la capacidad.

La razón por la que no se habla tanto de esto es porque no ocurre de inmediato. Los primeros días de su empresa de medios minoristas no van a ser un problema, pero a medida que comience a ganar impulso con su negocio de medios minoristas, tendrá que elegir cuándo vender un anuncio de medios minoristas y cuándo reservarlo para uso interno.

Debes asegurarte de no vender en exceso en las publicaciones de medios minoristas, lo que perjudica a tu negocio principal (el negocio minorista).

Con Encodify, puede alinear sus actividades de medios minoristas con todas sus actividades de marketing interno y asegurarse de que el estado de cada canal o actividad sea fácilmente visible durante todo el proceso.

3. Le ayudamos a automatizar los procesos manuales relacionados con la gestión de una empresa minorista de medios

Si bien no está directamente relacionado con el uso de hojas de cálculo, uno de los grandes obstáculos a la hora de ejecutar cualquier tipo de proyecto con múltiples partes interesadas es el hecho de que se necesita que la información fluya fácilmente de una parte interesada y de un sistema a otro.

Por ejemplo, después de que una marca o un proveedor reserve la colocación de un banner publicitario en su página principal a través de su oferta de medios minoristas, hay muchos procesos más pequeños que deben ponerse en marcha.

El director del canal (en este caso, el sitio web) debe aprobar la reserva y, a continuación, crear el contrato y enviarlo a la marca que compró el anuncio. Cuando se firme el contrato, los datos del precio y la factura deben llegar a tu equipo financiero y, si vas a crear el activo internamente, ese proyecto debe iniciarse en función de un informe de la marca, aprobarlo cuando el activo esté terminado y enviarlo al director del canal y, por último, la tarea de añadir el anuncio publicitario a la portada debe llegar a tu equipo de desarrollo. Y cuando se cumplan las condiciones de la colocación en los medios minoristas, es necesario enviar los datos a la marca para que puedan usarlos para compararlos con los KPI.

Ahora, todo esto poder se gestionan manualmente, pero la mayoría de las personas involucradas ya tienen un puesto a tiempo completo que no incluye la gestión de las actividades de los medios minoristas. Además, a medida que tu negocio de medios minoristas despega y aumentas el número de ofertas para incluir cientos de tipos de anuncios diferentes y miles de anuncios mensuales, gestionar estos procesos se convierte en una tarea enorme.

Ayudamos a las redes de medios minoristas más importantes de Escandinavia a automatizar todo, desde los flujos de reservas hasta los resúmenes, la creación de tareas y las facturas, y la plataforma Encodify se puede integrar con sistemas de otros departamentos o incluso de otras empresas para garantizar que todos los datos de las reservas lleguen a las personas adecuadas en el momento adecuado.